Ambiente interno
I progetti di sviluppo della sanità digitale piemontese, per quanto riguarda le componenti regionali (a disposizione di utenti, Aziende e operatori sanitari), coinvolgono prevalentemente la Regione Piemonte (che ha tra i propri compiti istituzionali la definizione delle linee di indirizzo e l’attuazione delle politiche nazionali) con il ruolo “Committente” e il CSI Piemonte (a cui, in qualità di ente strumentale, compete la progettazione, lo sviluppa e la gestione del Sistema Informativo Regionale e degli altri Enti consorziati) con il ruolo di “Fornitore”.
Le dinamiche sono quelle caratteristiche del rapporto tra un Ente e un soggetto inhouse, così come previsto dalla normativa di riferimento e dagli specifici accordi vigenti stipulati.
Di seguito si fornisce una schematica descrizione delle rispettive organizzazioni e una rappresentazione del processo “tipo” di gestione di un progetto inerente un prodotto/servizio informatico.
Caratteri organizzativi della Regione Piemonte
La componente amministrativa della Regione, dal punto di vista organizzativo, ha i caratteri tipici di una struttura funzionale articolata in:
Direzioni, assimilabili a strutture complesse e responsabili di gruppi di processi affini dal punto di vista delle materie di competenza
Settori, in generale assimilabili a strutture semplici
L’ambiente, al netto dei cambiamenti conseguenti al rinnovo periodico della componente politica, è piuttosto stabile; le complessità riguardano prevalentemente i numerosi ambiti interessati dall’evoluzione normativa e le relazioni con molti soggetti esterni, istituzionali e non; la logica di raggruppamento è per output con focus spiccatamente orientato all’efficacia.
Dal punto di vista gerarchico sono previsti due livelli dirigenziali (a cui compete una specializzazione di diversa ampiezza: maggiore per i Direttori e più limitata per i Dirigenti di Settore), che si avvalgono di funzionari e impiegati con specializzazione più verticale in un contesto nel quale la divisione del lavoro e la formalizzazione sono decisamente marcate.
I sistemi operativi, ed il sistema informativo in particolare, sono standard a livello di Ente; tuttavia, in relazione alle dimensioni e alle specificità dei singoli Settori, si possono riscontrare alcune differenze nel loro impiego, così come in altri aspetti organizzativi, particolarmente per quanto attiene alla gestione del personale, al livello di accentramento scelto da ciascun dirigente nonché all’attribuzione delle specifiche mansioni, che non sono completamente standard né a livello di Ente, né all’interno della Direzione Sanità e Welfare, principale attore [16] con riferimento all’oggetto del PW.
I punti di forza sono il livello di competenze tematiche presenti, un buon orientamento all’efficienza e un rispetto diffuso di disposizioni e procedure che talvolta, però, presentano difformità non necessarie tra i diversi ambiti. Vi sono tuttavia diversi aspetti migliorabili, in particolare una visione ancora troppo settoriale della mission e una sinergia migliorabile tra le diverse funzioni; inoltre il processo decisionale e la capacità di adattare l’azione a contesti esterni in rapida evoluzione è limitata, come spesso si riscontra all’interno della PA.
Caratteri organizzativi del CSI Piemonte
Il CSI-Piemonte è un consorzio di oltre 100 enti pubblici. La sua struttura organizzativa ha i tipici caratteri della struttura funzionale.
Il vertice strategico è composto dalla Direzione Generale e dal Consiglio di Amministrazione (CdA), a cui partecipano 5 membri nominati in rappresentanza degli Enti consorziati.
Nell’organigramma riportato di seguito si possono evidenziare quattro tipologie di funzioni: staff, attività trasversali, produzioni (dette “in house”) e sviluppo del mercato.
Le modifiche all’organigramma vengono apportate frequentemente per reagire ai cambiamenti del mercato ma soprattutto come conseguenza al rinnovo periodico della componente politica e al rinnovo quinquennale del direttore generale.
Le funzioni di produzione sono suddivise per ambito di applicazione e materia: formazione professionale e lavoro, ambiente, sanità, etc.
Nell’ambito delle direzioni di produzione, l’ambiente è piuttosto stabile come obiettivi di massima ma spesso i centri di costo e di ricavo vengono modificati in funzione delle quote di progetti e servizi previsti con vista annuale. La direzione “Sanità digitale”, principale attore coinvolto nel presente project work, è una produzione i cui committenti sono essenzialmente: le direzioni “A1400A -Sanità e Welfare” e “A19000 -Competitività del sistema regionale” della Regione Piemonte e le Aziende Sanitarie Piemontesi.
Dal punto di vista gerarchico, in azienda sono previsti fino a quattro livelli di responsabilità di funzione organizzativa.
La direzione “Sanità digitale” ha un direttore e 7 funzioni di secondo livello al cui interno ci sono tutte le risorse con specializzazione più verticale in un contesto nel quale la divisione del lavoro è formalizzata dalla definizione di posizioni organizzative molto specifiche.
La logica di raggruppamento prevalente è per output con focus spiccatamente orientato all’efficacia.
All’interno di questi raggruppamenti sono presenti i project manager, responsabili della gestione di progetti e dell’erogazione dei servizi sui sistemi informatici già in essere.
Il sistema aziendale dei processi, i sistemi operativi ed il sistema informativo in particolare sono standard e centralizzati a livello di azienda.
La gestione del personale è responsabilità di una specifica funzione organizzativa.
I punti di forza della direzione “Sanità digitale” sono l’alto livello di competenze tematiche e tecniche delle risorse presenti e un deciso orientamento all’efficacia e all’efficienza. Per portare a termine progetti di grandi dimensioni è necessario comunque ricorrere a risorse esterne attraverso appalti CONSIP.
Organigramma pubblicato nella sezione “Amministrazione trasparente” del sito istituzionale
Gestione di un progetto di sviluppo prodotto/servizio informatico: analisi del processo standard
La Regione Piemonte avvia le attività di sviluppo software e servizi connessi mediante una procedura, costituita da una serie di processi concatenati e tra loro interdipendenti, che in larga misura coincide con l’iter seguito per l’acquisizione di beni e servizi di ogni genere, ma che presenta alcune peculiarità in relazione alla specifica tipologia e ad altri aspetti quali, ad esempio, la fonte di finanziamento impiegata.
Qualora, secondo le modalità definite Convenzione quadro per affidamenti diretti al CSI [17], ne sussistano i presupposti, si procede ad un affidamento diretto a CSI Piemonte - soggetto inhouse cui sono demandati gli interventi nel settore dei sistemi informativi [18]; in alternativa vengono attivate le procedure di scelta del contraente previste dalla normativa in materia di appalti pubblici [19].
A tale proposito, si segnala che i servizi standard offerti da CSI a Regione fanno riferimento ad un listino di costi unitari, coerente con contenuti e i valori di riferimento reperibili sul mercato, oggetto di preventiva approvazione a livello centrale per l’intero Ente; in caso di servizi ad hoc, questi - a seguito di specifica richiesta - sono oggetto di una proposta tecnico-economica (PTE) che viene valutata dal punto di vista della rispondenza ai requisiti funzionali e non funzionali, della coerenza con il sistema informativo regionale e della congruità economica.
Tale passaggio risulta fondamentale in considerazione del fatto che la Regione si è dotata di un “Programma pluriennale in ambito ICT” [20] , contenente un modello di governance interno che prevede la partecipazione delle direzioni regionali, le principali linee di azione e risultati attesi, le tempistiche circa la realizzazione delle iniziative e degli interventi, le risorse finanziarie necessarie, le modalità di attuazione e soggetto attuatore, nonché i vincoli, il monitoraggio e gli indicatori necessari.
Inoltre le iniziative inerenti la sanità digitale fanno riferimento a specifiche linee di indirizzo della sanità digitale piemontese [21] nelle quali sono state definite le priorità di sviluppo dei sistemi informatici e informativi in ambito sanitario per i progetti regionali 2018-2020.
Parallelamente alle valutazioni propedeutiche per l’approvazione e l’affidamento degli interventi, si dà seguito al processo di messa a disposizione delle necessarie risorse finanziarie, il cui impegno di spesa viene disposto contestualmente all’affidamento del servizio, nel medesimo atto amministrativo.
Nello specifico, le iniziative inerenti il Taccuino rientrano compreso nell’intervento “3.2.k” del progetto “Fascicolo sanitario elettronico e servizi on line - FSE-SoL”, in corso di svolgimento, che dispone già della necessaria copertura finanziaria a valere su risorse comunitarie, nazionali e regionali POR-FESR 2014-2020 assegnate al Settore Controllo di Gestione, Sistemi Informativi, Logistica Sanitaria e Coordinamento acquisti della Direzione regionale Sanità, che prevedono una serie di passaggi ulteriori per lo stanziamento e - soprattutto - per la rendicontazione delle spese.
Durante lo svolgimento delle attività di sviluppo/erogazione, che prevedono una serie di step per la valutazione in corso d’opera della rispondenza ai requisiti, si procede anche alla gestione amministrativa che permette la rendicontazione secondo stati di avanzamento lavori e la conseguente liquidazione delle spese per procedere a pagamenti intermedi che, nel caso di progetti co-finanziati con risorse comunitarie, richiedono ulteriori passaggi di carattere contabile, ai fini della certificazione della spesa.
Al termine della fase di sviluppo, il superamento del collaudo consente la messa in esercizio dei prodotti/servizi realizzati con chiusura delle attività tecniche ed amministrative previste e l’avvio della fase di gestione ed assistenza.
La combinazione dei processi caratteristici è rappresentata nello schema sottostante.
Gestione di un progetto di sviluppo prodotto-servizio informatico